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Plenarsitzungen PLEN-CC

1.1    Datum und Ort der jährlichen Plenarsitzung werden jeweils auf der vorhergehenden Plenarsitzung festgelegt. Spätestens zwei Monate vor der Plenarsitzung lässt der Präsident (Funktionsbezeichnungen in der Geschäfts- und Finanzordnung sind nicht geschlechtsspezifisch) der Kommission den Delegationsleitern die vorgesehene Tagesordnung mit der Bitte um Stellungnahme innerhalb von zwei Wochen zukommen und lädt anschließend zur Plenarsitzung ein.

1.2    Außerordentliche Plenarsitzungen werden durch den Präsidenten der Kommission auf seine Initiative oder auf Verlangen von mindestens zwei Delegationen unter Angabe der zu behandelnden Tagesordnungspunkte einberufen. Nach Abstimmung mit den Delegationen lädt der Präsident zur außerordentlichen Plenarsitzung ein, die so bald wie möglich, jedoch spätestens innerhalb von zwei Monaten stattfinden soll. Im Zuge der Abstimmung werden der Ort festgelegt und die Aufnahme weiterer Tagesordnungspunkte vereinbart.

1.3    Die Kommission bereitet in den Plenarsitzungen Beschlüsse für die für den Rhein zuständigen Minister vor.

1.4    Plenarsitzungen werden simultan in die drei Arbeitssprachen der Kommission gedolmetscht. Die Kosten für die benötigten technischen Vorkehrungen werden von der einladenden Vertragspartei getragen. Das Sekretariat ist verantwortlich für den Dolmetscherdienst.

1.5    Die Fristen für das Einreichen und das Bereitstellen von Unterlagen für die Plenarsitzung sind:

a.    Sitzungsunterlagen müssen mindestens sechs Wochen vor der Plenarsitzung im Sekretariat eingereicht werden.
Das Sekretariat muss diese Unterlagen den Delegationen spätestens zwei Wochen vor der Plenarsitzung in den drei Arbeitssprachen der Kommission bereitstellen.

b.    Für Sitzungsunterlagen, die weniger als sechs Wochen vor der Plenarsitzung im Sekretariat eingereicht werden, kann die Übersetzung in die beiden anderen Arbeitssprachen der Kommission und die rechtzeitige Bereitstellung für die Delegationen nicht gewährleistet werden.

c.    Sitzungsunterlagen, die aufgrund verspäteter Vorlage nicht rechtzeitig in die beiden anderen Arbeitssprachen der Kommission übersetzt werden konnten oder Dokumente, die weniger als zwei Wochen vor der Plenarsitzung im Sekretariat eingereicht werden, werden den Delegationen (in der Sprache, in der sie eingereicht wurden) zur Kenntnisnahme zugestellt.
Diese Dokumente können nur dann in der Plenarsitzung behandelt werden, wenn alle Delegationen dem zustimmen.